オンライン会議に必要な物や導入方法は？

新型コロナウイルスの感染拡大を防ぐために、自宅やカフェなどで仕事をするテレワークを導入する企業が増えています。

人事コンサルティングや人材開発を行っている「パーソル総合研究所」が、2020年11月に実施した「第四回・新型コロナウイルス対策によるテレワークへの影響に関する緊急調査」によると、テレワークを実施している正社員の割合は、全体の24.7％であることが明らかになっています。

テレワーク中は、他の社員と電話やメール、オンライン会議を通してコミュニケーションをとるのが一般的です。しかしオンライン会議を行う方法は複数あり、どれを導入したら良いか分からない人も多いのではないでしょうか。

今回はオンライン会議の概要や、導入方法についてご紹介します。

オンライン会議とは、パソコンやモニターを使って、離れた場所にいる人と会議することを指します。またオンライン会議は大きく分けて、「Web会議」と「テレビ会議」の2種類に分けられます。

Web会議
Web会議とは、パソコンやスマホを使用して行うオンライン会議のことです。ネット環境さえあればすぐに導入できるため、コストがあまりかからないのが特徴です。

テレビ会議
テレビ会議は、会社の会議室などに据え置き方のカメラやマイク、モニターを設置し、別の支店や本社にいる社員と、会議することを指します。専門機材が必要になるため、導入コストはかかりますが、Web会議よりも、音声や映像のクオリティが高いところが魅力です。

1.オンライン会議に必要なグッズをそろえる
Web会議の場合はパソコンやスマホがあれば参加可能ですが、次のようなグッズがあれば、より快適に会議が行えるようになります。

○Webカメラ
パソコンに内蔵されているカメラでは、会議中に相手の表情や、資料がよく見えないということがよくあります。そのため、可能であればWebカメラを購入することをおすすめします。

少人数同士で行う会議ならば、レンズの大きさが直径1センチくらいのカメラ、大人数でのオンライン会議を行う場合は、直径5センチ程度のカメラがあると便利です。

○マイクスピーカー
1対1のオンライン会議では、スマホやパソコンに内蔵されているマイクで事足りますが、複数人でオンライン会議をする場合は、マイクスピーカーが必要になります。スマホやパソコンのマイクでは、全ての人の声を拾いきれないからです。

少人数で会議を行う場合は、一体型のマイクスピーカー、大人数の場合は、マイクとスピーカーが分離したタイプのものを選びましょう。

2.オンライン会議に使用するツールを決める
○少人数の会議なら「Lite FreshVoice」
URLを共有するだけで、最大5人まで会議に参加できるオンラインツールです。アプリのインストールの必要がなく、セキュリティ保険も付いているため、情報流出の危険性が極めて低いところが魅力です。月額料金は15,000円～となります。

○社員のプライベートを守りたいなら「Zoom」
URLを共有するだけで、最大1000人まで同時に会議に参加できるオンラインツールです。バーチャル背景が使用できるため、リモートワーク中の自室を写したくない社員でも、安心して利用できます。参加者が100人未満、通話時間が40分以内であれば、無料で使用可能です。

○海外のクライアントと会議をするなら「Microsoft Teams」
181カ国で利用できるため、海外のクライアントと会議するさいに便利なツールです。最大300人まで会議に参加可能です。会議時間が60分以内であれば、無料で利用できます。

今回は、オンライン会議の概要や導入方法についてご紹介しました。オンライン会議は、パソコンやモニターなどを使って遠隔地にいる人と行う会議のことを指します。

1対1で会議する場合は、スマホやパソコンがあれば対応できますが、複数人で会議する場合は、マイクスピーカーやWebカメラがあると便利です。会議に使用するツールは用途や人数に合わせて選びましょう。

（画像はぱくたそより）