ペーパーレス化を導入、書類や資料は電子と紙どちらがいい？

環境問題や作業の効率化のためにペーパーレス化を導入する企業も増えてきています。しかし、ペーパーレス化をすすめようと思っても今も紙を使っている企業が多いのも事実です。

今回は書類や資料を作成・管理するのに電子と紙どちらがいいのかを紹介します。ペーパーレス化のメリットとデメリットを確認して、ペーパーレス化をすすめるための参考になれば幸いです。

ペーパーレス化と紙媒体のそれぞれのメリットとデメリットを紹介します。まずはペーパーレス化のメリットからです。

・書類保管のためのスペースが必要なくなる
・紙代や印刷代が節約できる
・紙を使わないため、環境に優しい
・検索性がアップする

ペーパーレス化をすすめる大きなメリットは書類保管のスペースが必要なくなること。紙媒体がメインだと、オフィスやデスクが書類で溢れる、保管場所に困るなんてこともあると思います。電子化すると書類はデータとなり、クラウドで管理されるため保管スペースを確保する必要がありません。

書類のデータはクラウド上で管理されるので、どこでも確認ができ、キーワードや日付などで検索できます。必要な書類をすぐに見つけられるため、仕事の効率も上がります。また紛失などのトラブルを減らすことができます。

また紙を使用しないことでコストを抑えられます。紙代やインク代を抑えることができれば、年間で大きな節約になります。環境紙は木を使って作られているため、ペーパーレス化をすることで環境問題に配慮している企業だと評価されることにも繋がります。

次はデメリットを紹介します。

・ペーパーレス化するためにはコストがかかる
・ペーパーレスにしても捨てられない書類がある
・システムトラブルがあると業務に支障をきたす

ペーパーレス化をすすめるためにはコストがかかります。まずは仕組みや制度、システムを整えないと仕事がすすみません。

・デバイスの導入
・システムの整備
・誰でも使えるように指導

これらをするためにはコストだけでなく時間もかかります。また誰でもすぐに使えるわけではないので、慣れるために時間が必要です。社内で浸透するまでは苦労するかもしれません。

ペーパーレス化をすすめるにあたって、法律で保管が義務付けられている書類、取引先が紙媒体の場合など、捨てられない・捨てにくい書類も出てくることがあります。すべてを電子にはできないので注意しましょう。

システムトラブルの影響を大きく受けるというのもペーパーレス化のデメリットです。システムがダウンするとデータにアクセスできないなどのトラブルが起きる可能性があります。紙であれば、書類をすぐに確認できるのでシステムの影響はありません。

最後にペーパーレス化をすすめるためのポイントを紹介します。

・会社全体でペーパーレス化の重要性を理解する
・少しずつペーパーレス化をすすめる
・社内の人だけですすめるのが大変であれば業者に依頼するのもオススメ

会社全体でペーパーレス化の重要性を理解するというのは大切なポイントです。しっかりと共有できていないと、仕事の仕方を変えたくない人や、デバイスの操作が苦手な人などから拒絶されてしまいます。しっかりと会社全体で意識の共有をしましょう。

ペーパーレス化を少しずつすすめるというのも効果的です。一度にすすめると、ついてこられない人もいますし、電子化することで作業が効率的になる書類からペーパーレス化をすすめるのがオススメです。社員が慣れる時間もできますし、仕事の効率アップにも繋がります。

社内の人間だけでは難しい場合は業者に依頼することも考えましょう。業者に頼むことで作業をスムーズにすすめてくれるので、場合によっては社内の人間で行うよりもコストも時間も節約できる可能性があります。ぜひペーパーレス化の導入を検討してみてください。

（画像はpixabayより）