テレワークでのweb会議は準備が重要！注意すべきことは？

近年リモートワークやテレワークが増加したことにより、web会議を導入する企業や個人が多くなりました。しかし、今までweb会議に触れてこなかった人からすると、準備段階からわからないことが沢山出てくると思います。

この記事では、初めてweb会議をする人でもスムーズにweb会議を送れるようになるために大切な準備の話をわかりやすく記載していきます。

慣れないうちのwebでの会議はわからないことだらけで、失敗しないか不安ですよね。実は、web会議はしっかりと事前準備をすることで、安心して行うことができるようになります。

ここからは、安心してweb会議に臨めるようになるために必要な3つの要素を一つずつ紹介していきます。

オンラインで会議を行うためには、画面上で資料を共有する、お互いの声を送受信できる機材や通信環境が必要です。下記に必要な周辺機器を記入したので、足りないものは揃えていきましょう。

・パソコン
・通信環境
・マイク
・イヤホンやヘッドホン
・webカメラ（パソコンに搭載されているものもある）

室内照明だとカメラ越しに映る明るさが不十分で、顔だけでなく雰囲気全体が暗い印象になってしまう可能性があります。

そこでおすすめしたいのが、会議スペースに「小型のライト」を一つ設置すること。カメラ越しの印象が明るくなり、発言の説得力が増すのでぜひ活用してみてください。

必要な周辺機器を揃えたら、次はweb会議を行うために必要な事前の準備をしていきましょう。

初めて使うアプリやサービスだと慣れない操作により、当日にスムーズな参加ができない可能性があるので、事前に使用できるかどうかの確認を必ず行っておきましょう。

会議で使う資料をまとめておくことで、会議を効率よく行えるようになるだけでなく、慣れないweb会議であっても、話す内容の想定をしておけるため、比較的落ち着いて臨めるようになります。

さらに、事前に使う資料を会議のメンバーに送信しておくと、メンバーの頭に資料の内容が入ることで、会議のクオリティが上がります。できるだけ作成した資料は、事前に送るようにしましょう。

準備を経て、望むweb会議当日では、対面の会議とは違う対応が求められます。とはいっても、複雑なものでなく、頭に入れておけば問題なく行える立ち回りなため、以下の項目を確認して頭に入れておきましょう。

web会議では、一つの音声受信機器(イヤホンやヘッドホン)から声や音が入ってくるため、1度に複数の音が入ると、音声が聞こえにくくなってしまいます。自分が喋る時以外は、マイクをミュートにしておきましょう。

webカメラを使用し、自分の顔を写すことが必要になります。オンラインで行うものとはいえ、お互いの顔を見ながら話すことにより、いい意味で緊張感が生まれ、ビジネスライクの会話ができることでしょう。

対面の会話とは違い、パソコン越しに映る人物からは、感情や反応が伝わりづらくなります。そのため、相手の話をしっかり聞いていることをアピールするためにもわかりやすく、多少大袈裟なアクションを心がけましょう。

ホストが入場していないと、他の参加者が参加することができません。自分がホストの場合は、集合時間よりも5分前には入場しているようにしましょう。

慣れないweb会議であっても、準備をすることでスムーズに会議を行うことができます。
この記事では、web会議に必要な準備や要素をまとめたので、一つずつ取り入れてみてくださいね。

（画像はぱくたそより）