モニタリング・所持品検査、問題ある？

大手教育関係の会社や企業などで情報漏えいが問題になる事例がテレビや新聞で話題になることがあります。

インターネットを通じての不正アクセスが原因の場合もあれば、協力会社の社員が名簿業者に売るために記録媒体で持ち出しを行う場合などケースによりさまざまな漏えいが見られます。

企業にとりこうした漏えいが発覚した場合、企業イメージが損なわれるというリスクがあります。また、それだけではなく、自社の会員への謝罪、情報漏えいやセキュリティ対策などのために数億円、数十億円単位の費用がかかることで企業の経営に直接の影響を与えかねないことでもあるのです。

日頃から情報漏えいのリスクに関して社員に周知徹底しておくことや社内のセキュリティ体制を作り上げておくことなどが大切です。加えて、こうした漏えいを防止するためにモニタリングや従業員や業者への所持品検査などが実施されています。

コンピューターの操作記録を監視して不正な動きがないか見張るのがモニタリングによる管理方法です。

多量のデータファイルへのアクセスや大量のデータのコピー、
業務外のデータへのアクセスなどを中心に監視を行い、必要に応じて当事者に内容の確認などを行います。

また、社員のパソコンの使用状況を管理するやインターネット監視などを行うことも可能です。

記録媒体もどんどん小さくなり、膨大な顧客データを個人がやすやすと持ち出すことも可能です。今では、スマホ一台あれば、音声の記録から画像や動画の記録、通信を使った送信まで短時間の内に行うことが可能です。

また、スマホには内部にmicroSDやnanoSDといった極めて小さな記録媒体を入れることもできるので、そうしたデータを入れた媒体だけを持ち出すことも可能です。

こうした所持品の検査に関して発生してくるのがプライバシー侵害の問題です。

特にスマホなどの電子機器にはメールやアドレス帳、撮影した写真や画像にアクセスすることが可能なため、個人のプライバシー問題と直結していると言えます。

最高裁の判例ではこうした所持品の検査について、

「検査の必要性が合理的であること」「検査の方法が妥当な方法であること」「職場の従業員に対して画一的に行われること」「就業規則などで明示して行われる」

という点が明確になっていれば違法性はない、といくつかの裁判で判断しています。

他にもアクセスする情報を一般的な情報と顧客情報などの重要な情報とに分けて保管をすることや、データベースなどにアクセスできる人間を限定してパスワードやIDを発行して管理する方法もあります。

情報御漏えいは企業のイメージだけでなく、場合によっては企業の経営にも影響を与える重大な事件です。

各個人が情報漏えいの重大さを知っておくことはもちろんのこと、セキュリティ対策として、アクセス権限やパスワードの設定、コンピューターシステムのモニタリングによる監視、所持品検査など、いくつかの方法を合わせて行うことで情報漏えいのリスクを下げることができます。

その際に問題になってくるのがプライバシーの問題との兼ね合いです。検査や監視の必要性や合理性を検証し、社内規定で方法や手順について分かりやすく開示することで心理的な抵抗を少なくして行くことができるのです。


(画像は写真ACより)